Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §

Helsingin tapahtumasäätiö sr, Kaasutehtaankatu 1 / 19, 00540 Helsinki, Y-tunnus 0224232-9, puh. (09) 6126 5100

Projektipäällikkö Marianne Saukkonen
marianne.saukkonen@eventshelsinki.fi 

Tall Ships Races Helsinki 2024 -tapahtuman henkilörekisteri

Henkilötietojen käsittelyn kolme tärkeintä laillista perustetta ovat (1) saamamme suostumus, (2) tekemämme sopimus ja (3) oikeutetut etumme.

Henkilötietojen kerääminen perustuu yhteen tai useampaan seuraavista laillisista perusteista:

Sinulla on oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamasi suostumus milloin tahansa ottamalla yhteyttä marianne.saukkonen(a)eventshelsinki.fi.

Tämän henkilötietorekisterin pääasiallisena tarkoituksena on toimia Helsingin tapahtumasäätiön asiakasrekisterinä. Rekisteri sisältää henkilötietoja Helsingin tapahtumasäätiön nykyisistä henkilö- ja yritysasiakkaista, tapahtuman vapaaehtoisista sekä potentiaalisesta asiakaskunnasta. Tietoja kertyy asiakkaan perustietojen lisäksi sopimuksista, palvelujen käytöstä, palvelujen käyttöalueista sekä palvelujen tuottamisen ja ohjaamisen edellyttämistä tiedoista.

Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa:
– Asiakassuhteen hoitaminen ja hallinta
– Asiakkaalle suunnattujen palveluiden toteuttaminen, kehittäminen ja ylläpitäminen
– Asiakastuki
– The Tall Ships Races -tapahtumasta tiedottaminen
– Helsingin tapahtumasäätiön palveluista ja tuotteista tiedottaminen, viestintä, markkinointi, myynnin edistäminen ja markkinatutkimukset
– Helsingin tapahtumasäätiön operatiivisen liiketoiminnan tarpeisiin, kuten palveluprosessin toteuttaminen, laskutus ja raportointi
– Helsingin tapahtumasäätiön liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen
– Helsingin tapahtumasäätiön sähköisen liiketoiminnan sopimussuhteisten yhteistyökumppaneiden palveluviestintä ja palvelusopimuksiin perustuva markkinointiviestintä

Helsingin tapahtumasäätiön rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja: organisaation tai toimijan nimi, postiosoite, asuinmaa, syntymäaika, sähköpostiosoite, puhelinnumero, titteli, vaatekoko, sotilasarvo, organisaation nimi ja y-tunnus, www-osoite sekä mahdolliset muut verkko-osoitteet. Lisäksi kerätään suoramarkkinointilupiin ja -kieltoihin liittyviä merkintöjä ja muita palveluiden käytön edellyttämiä tietoja kuten teknisiä tunnistetietoja.

Rekisterin tiedot kertyvät:

– Rekisteröidyltä itseltään
– Rekisteröidyn suostumuksella kolmannelta osapuolelta
– Nimi- ja osoitetietojen päivityksessä osoitetietojärjestelmistä

Rekisteriin voidaan liittää mm. tapahtumien yhteistyötahojen ja alihankkijoiden edustajat.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietolain 22 §:n – 23 §:n nojalla esimerkiksi palvelujen ja viestinnän teknisen toteuttamisen sitä edellyttäessä.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa asiakkaan omalla suostumuksella.

Rekisteriä ylläpidetään teknisenä tallenteena. Tietojärjestelmä on suojattu salasanoin ja rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu.

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus saada tarkistaa lähettämänsä itseään koskevat tiedot ja oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Asiakkaalla on myös oikeus kieltää sähköisten tarjousviestien ja etujen lähettäminen sekä henkilötietojen käyttö suoramarkkinointiin. Asiaa koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.